Over RitScan

Het begon met een simpel probleem. Als eigenaar van een adviesbureau met 3 pool auto's en 15 medewerkers, liep ik elke week achter de feiten aan. Ritten werden vergeten, administratie was onvolledig, en de frustratie groeide met de week.

We probeerden alles: Excel sheets, reminder emails, zelfs post-its in de auto's. Niets werkte structureel. Medewerkers hadden het te druk, de administratie liep achter, en bij controles van de Belastingdienst was het elke keer weer spannend. De bestaande alternatieven — dure GPS-trackers die per auto geinstalleerd moeten worden, of complexe softwarepakketten met wekenlange implementatietrajecten — pasten niet bij ons als klein bedrijf.

"Er moet toch een betere manier zijn?" dachten we. Een systeem dat automatisch detecteert wanneer iemand een auto gebruikt via de bestaande bedrijfsagenda, proactief herinneringen stuurt voordat de fiscale deadline verstrijkt, en de administratie up-to-date houdt. Zonder dure hardware, zonder gedoe, zonder achter de feiten aanlopen.

Na maanden van ontwikkeling en testen met ons eigen team, lanceerden we RitScan. Een oplossing die zo simpel is dat elke medewerker het kan gebruiken — ongeacht technische kennis — maar zo slim dat je er als manager nooit meer over hoeft na te denken. Het rit invullen duurt minder dan 30 seconden, en dankzij het escalerende herinneringssysteem (T+0 tot T+72u) worden ritten altijd binnen de wettelijke 48-uur termijn geregistreerd.

Vandaag helpt RitScan bedrijven in heel Nederland — van kleine adviesbureaus tot grote zorgorganisaties — om hun rittenadministratie volledig te digitaliseren. Geen papieren logboeken meer, geen Excel-chaos, en geen stress bij Belastingdienst controles.

De meeste rittenregistratie-oplossingen vereisen hardware: GPS-trackers die per auto geinstalleerd moeten worden door een monteur, met kosten van vaak meer dan 150 euro per voertuig. Bij lease-auto's is dat niet altijd toegestaan, en bij wisselende pool auto's is het simpelweg niet praktisch.

RitScan werkt anders. Wij gebruiken de tools die jouw bedrijf al heeft: Google Calendar, Microsoft Calendar of een ICS-feed voor automatische ritdetectie, en een smartphone met camera voor QR-code registratie. Geen hardware, geen installatiekosten, geen gedoe met monteurs of garagebezoeken.

70% van onze klanten gebruikt beide methoden naast elkaar: de agenda-integratie voor geplande ritten en de QR-code voor ad-hoc gebruik. Zo wordt elke rit vastgelegd, ongeacht hoe of wanneer de auto wordt gebruikt.