Maximale kilometer vergoeding in Nederland uitgelegd - Ritscan [ ![RitScan](https://ritscan.nl/logo.svg) ](https://ritscan.nl) [Hoe werkt het](/hoe-werkt-het) [Functies](/features) [Prijzen](/pricing) [Blog](/blog) [Inloggen](https://ritscan.nl/login) [Start gratis](/register) [Hoe werkt het](/hoe-werkt-het) [Functies](/features) [Prijzen](/pricing) [Blog](/blog) [Inloggen](https://ritscan.nl/login) [Start gratis](/register) [Home](https://ritscan.nl) › [Blog](https://ritscan.nl/blog) › Maximale kilometer vergoeding in Nederland uitgelegd Maximale kilometer vergoeding in Nederland uitgelegd ====================================================== De maximale onbelaste kilometervergoeding in Nederland is € 0,25 per kilometer vanaf 1 juli 2026, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Alles wat je boven dit bedrag vergoedt, wordt fiscaal als loon behandeld en moet je in de loonadministratie verwerken. Dat lijkt op het eerste gezicht een... Floris Wijgergangs · 16 August 2026 · 11 min lezen · 1 weergaven ![Maximale kilometer vergoeding in Nederland uitgelegd](https://ritscan.nl/storage/blog-images/maximale-kilometer-vergoeding-IIUpaIop.jpg) De maximale onbelaste kilometervergoeding in Nederland is **€ 0,25 per kilometer** vanaf 1 juli 2026, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Alles wat je boven dit bedrag vergoedt, wordt fiscaal als loon behandeld en moet je in de loonadministratie verwerken. Dat lijkt op het eerste gezicht een eenvoudige tariefwijziging. In de praktijk raakt de maximale kilometer vergoeding echter direct je rittenregistratie, loonheffing, declaraties en controles. Een rittenstaat met alleen een totaalbedrag is dan niet genoeg. Je moet kunnen uitleggen welke kilometers zijn gereden, voor welk doel en op basis van welke gegevens de vergoeding is berekend. Wat de maximale kilometervergoeding betekent in 2026 ---------------------------------------------------- De **€ 0,25 per kilometer** vormt in 2026 het fiscale maximum voor een onbelaste vergoeding. Dit bedrag is geen verplicht tarief. Werkgevers kunnen een lagere kilometervergoeding afspreken in hun arbeidsvoorwaarden of cao. Spreek je een hoger bedrag af, dan blijft de vergoeding mogelijk, maar het meerdere moet je als loon verwerken. De **maximale kilometer vergoding** bepaalt dus vooral welk deel je zonder loonheffing kunt uitbetalen. De Belastingdienst heeft aangegeven dat de verhoging per 1 juli 2026 terugwerkt tot 1 januari 2026. Gebruik je in de eerste maanden van het jaar nog het oude maximum, controleer dan of eerdere declaraties moeten worden herberekend of gecorrigeerd ([Belastingdienst over de verhoging van de onbelaste kilometervergoeding](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/berichten/nieuws/verhoging-onbelaste-kilometervergoeding-hoe-verwerkt-u-dit-in-de-loonaangifte)). ![Infographic over de maximale belastingvrije kilometervergoeding voor ondernemers in 2026, met uitleg over de onveranderde tarieven.](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/fc815779-3174-46be-964a-efe0da74f5b7/maximum-mileage-allowance-business-mileage.jpg) Het praktische onderscheid is eenvoudig: een werkgever mag meer betalen, maar niet het volledige bedrag onbelast uitkeren. Wie € 0,28 per kilometer vergoedt, moet € 0,25 als onbelaste vergoeding verwerken en € 0,03 als loon behandelen. Dat lukt alleen als per rit duidelijk is welke kilometers meetellen en welke categorie van toepassing is. Controleer daarom niet alleen het tarief in het declaratiesysteem. Leg ook vast: - **De ingangsdatum:** pas de grens toe vanaf 1 januari 2026. - **De looncomponent:** verwerk het bedrag boven het maximum als loon. - **De ritcategorie:** onderscheid zakelijke ritten, woon-werkverkeer en carpool. - **De brongegevens:** bewaar per rit de datum, kilometerstanden en adressen. Bij poolauto's en declaraties uit meerdere systemen verdient een extra controle aandacht. Verschillende medewerkers kunnen ritten op uiteenlopende manieren registreren, waardoor dubbele of verkeerd ingedeelde kilometers ontstaan. Een vaste registratie per rit maakt de berekening controleerbaar en beperkt herstelwerk voor HR en salarisadministratie. Het wettelijk kader rondom de kilometervergoeding ------------------------------------------------- De maximale kilometervergoeding is een **fiscale grens binnen de loonadministratie**. Een werkgever kan tot dat bedrag een vergoeding onbelast uitbetalen, mits de ritten en hun zakelijke grondslag voldoende zijn vastgelegd. Het meerdere moet als loon worden verwerkt, met de bijbehorende gevolgen voor de loonheffing. De rittenregistratie bepaalt dus niet alleen het declaratiebedrag, maar ook welk deel fiscaal vrijgesteld blijft. Houd drie begrippen uit elkaar. Een vergoeding betaalt gemaakte kosten terug. Een verstrekking stelt de werkgever rechtstreeks beschikbaar. Loon is een beloning of een bedrag dat niet onder een vrijgestelde regeling valt. Een afgesproken kilometervergoeding kan daarom uit twee delen bestaan: een onbelaste vergoeding tot de fiscale grens en een loonbestanddeel daarboven. ### Het verschil tussen fiscaal maximum en arbeidsvoorwaarde De **Rijksoverheid** omschrijft het maximum als de vergoeding die een werknemer voor reizen met eigen vervoer van de werkgever kan ontvangen. Daaronder vallen onder meer zakelijke kilometers en woon-werkverkeer ([informatie van de Rijksoverheid over de maximale kilometervergoeding](https://www.rijksoverheid.nl/vraag-en-antwoord/inkomstenbelasting/wat-is-de-maximale-kilometervergoeding-die-ik-van-mijn-werkgever-kan-ontvangen)). Dit maximum geeft een fiscale ruimte, geen automatisch recht op het volledige bedrag. De aanspraak volgt uit het arbeidscontract, personeelsreglement of een toepasselijke cao. Een cao kan een lager tarief, een afstandsdrempel of een maximum per enkele reis voorschrijven. De cao-quickscan voor 2026 laat zien dat afspraken kunnen verschillen in tarief, afstand en registratie per dag. De fiscale grens bepaalt wat onbelast kan, terwijl de arbeidsvoorwaarde bepaalt wat de werkgever daadwerkelijk moet uitbetalen. Controleer beide voordat je een declaratieregel inricht. ![Een overzichtelijk schema met zeven stappen over de wettelijke kaders rondom de kilometervergoeding voor zakelijk reizen.](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/5c85e0c2-e961-4622-a96c-7696f88cd96c/maximum-mileage-allowance-mileage-reimbursement.jpg) ### Wat vrije ruimte hier wel en niet oplost Een bedrag boven het fiscale maximum kan niet zonder meer in de vrije ruimte worden geplaatst. De gekozen verwerking moet aansluiten op de loonadministratie en op de manier waarop het kilometerbeleid is ingericht. Leg daarom vooraf vast welke regeling je gebruikt, welke ritten meetellen en hoe het meerdere wordt behandeld. Bepaal eerst het bedrag volgens beleid of cao. Splits dat bedrag daarna in het onbelaste deel en een eventueel loonbestanddeel. Bewaar per rit de gegevens waarop de berekening rust, zodat HR en salarisadministratie de uitkomst kunnen controleren. Voor praktische informatie over fiscale verwerking en administratie kun je ook de [artikelen over belasting- en administratievoorwaarden voor kilometervergoedingen](https://ritscan.nl/blog/category/belasting-en-administratie) raadplegen. Controleer de uitwerking vervolgens altijd tegen de eigen cao en loonverwerking. De historische ontwikkeling van het maximumtarief ------------------------------------------------- Het fiscale maximum steeg van **€ 0,19 per kilometer** via **€ 0,21** en **€ 0,23** naar **€ 0,25 per kilometer** in 2026. Die reeks is meer dan historische achtergrond. Wie ritten over meerdere jaren controleert, moet het tarief koppelen aan de periode waarin de kilometers zijn gemaakt. Een rit uit een eerder jaar mag je dus niet automatisch met het actuele maximum beoordelen. ### Van € 0,19 naar € 0,23 De stappen van **€ 0,19** naar **€ 0,21** en daarna **€ 0,23** laten zien dat het fiscale maximum periodiek verandert. Volgens de [historische fiscale context bij de Belastingdienst](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/auto_en_vervoer/u_reist_naar_uw_werk/eigen_vervoer/u_reist_met_eigen_vervoer_naar_uw_werk) bedroeg de onbelaste vergoeding in **2024 en 2025 € 0,23 per kilometer**. Voor een controle is vooral de tariefhistorie van belang. Een rittenstaat met **€ 0,19** hoort bij een andere fiscale grens dan een registratie met **€ 0,21**, **€ 0,23** of **€ 0,25**. Leg daarom bij een correctie vast welk tarief op de reisdatum gold. Zo blijft zichtbaar waarom een vergoeding destijds wel of niet binnen het maximum viel. ![Een tijdlijn die de historische ontwikkeling van het maximumtarief in de Nederlandse markt visueel weergeeft.](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/0c42a0cf-f3cb-401f-a418-cac68df2f800/maximum-mileage-allowance-maximum-rate.jpg) De overgang van **€ 0,23** naar **€ 0,25** verandert de uitkomst per kilometer direct. Rittenregistraties met verschillende periodes vragen daarom om een controle per reisdatum, niet alleen om een nieuw standaardtarief in het declaratieformulier. ### Wat de verhoging voor lopende ritten betekent Per **1 juli 2026** werd het maximum verhoogd van **€ 0,23** naar **€ 0,25**, met terugwerkende kracht vanaf **1 januari 2026**. Het verschil is **€ 0,02 per kilometer**, ongeveer **8,7%** ten opzichte van het eerdere maximum. Bij lopende declaraties moet je eerst de ritten vanaf januari selecteren. Bereken daarna het verschil tussen het al vergoede bedrag en het nieuwe maximum, en leg vast hoe die correctie in de loon- of salarisadministratie terechtkomt. De [toelichting van de Belastingdienst op de wijziging en verwerking](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/berichten/nieuws/verhoging-onbelaste-kilometervergoeding-hoe-verwerkt-u-dit-in-de-loonaangifte) beschrijft de verwerking van deze aanpassing. > **Praktische regel:** behandel een tariefwijziging als een wijziging van de controle op reisdatum, tarief en correctie, niet alleen als een nieuw bedrag in een formulier. Verschillen tussen zakelijke ritten, woon-werkverkeer en carpool ---------------------------------------------------------------- Een rittenregistratie moet niet alleen het aantal kilometers vastleggen, maar ook het rittype herkenbaar maken. Bij een zakelijke rit horen bijvoorbeeld de zakelijke bestemming en het doel van de afspraak. Woon-werkverkeer vraagt om een vaste koppeling tussen woonadres en werklocatie. Bij carpool moet de administratie laten zien wie bestuurder en passagier waren en hoe de vergoeding is verdeeld. Die indeling voorkomt dat verschillende soorten verplaatsingen onder één algemene code verdwijnen. Dat maakt controles op reisdatum, route en vergoeding beter uitvoerbaar en verkleint de kans dat een bovenmatige vergoeding ongemerkt als onbelast wordt verwerkt. RittypeMaximaal onbelast tariefStatus boven € 0,25Zakelijke rit€ 0,25 per kilometerHet meerdere wordt als loon behandeldWoon-werkverkeer€ 0,25 per kilometerHet meerdere wordt als loon behandeldCarpool€ 0,25 per kilometerHet meerdere wordt als loon behandeld### Waar de registratie per rittype verschilt Bij zakelijke ritten leg je naast vertrekpunt, bestemming en kilometers ook de aanleiding vast. Een klantbezoek, projectlocatie of zakelijke afspraak maakt de classificatie controleerbaar. Een losse omschrijving als ‘werkrit' biedt daarvoor weinig houvast. Bij woon-werkverkeer ligt het accent op het terugkerende traject. Leg vast welke woon- en werklocatie geldt en controleer afwijkingen, zoals een tijdelijke werklocatie of een omweg. Zo komen privékilometers niet zonder toelichting in dezelfde categorie terecht. Carpool vraagt om een aparte koppeling tussen voertuig, bestuurder, passagiers en vergoeding. Eén verplaatsing met meerdere inzittenden is niet automatisch hetzelfde als meerdere voertuigritten. Een vaste werkwijze, bijvoorbeeld met een [oplossing voor poolauto's](https://ritscan.nl/oplossingen/poolauto), helpt om voertuiggebruik en medewerkerstoerekening gescheiden te registreren. Gebruik per rittype dezelfde basisvelden, maar voeg een passende toelichting toe. Daarmee blijft de berekening uniform en is bij controle direct zichtbaar waarom de rit op die manier is verwerkt. Zo bereken je de vergoeding per rit ----------------------------------- De berekening bestaat uit twee delen: het aantal vergoedbare kilometers en het tarief per kilometer. Gebruik alleen kilometers die volgens je beleid en fiscale onderbouwing voor vergoeding in aanmerking komen. Vermenigvuldig die kilometers met het afgesproken tarief en splits het resultaat vervolgens in het onbelaste deel en een eventueel belast loonbestanddeel. De basisformule is: **vergoedbare kilometers × afgesproken tarief = totale vergoeding** Daarna controleer je of het afgesproken tarief boven het fiscale maximum ligt. Voor 2026 is de onbelaste grens **€ 0,25 per kilometer** ([Rijksoverheid over de maximale vergoeding](https://www.rijksoverheid.nl/vraag-en-antwoord/inkomstenbelasting/wat-is-de-maximale-kilometervergoeding-die-ik-van-mijn-werkgever-kan-ontvangen)). ### Drie praktische rekenvoorbeelden Een medewerker rijdt **25 kilometer per dag** voor woon-werkverkeer. Bij een vergoeding van € 0,25 per kilometer bereken je de vergoeding als 25 × € 0,25. Het volledige berekende bedrag valt dan binnen het genoemde fiscale maximum, op voorwaarde dat de ritten volgens het beleid voor vergoeding in aanmerking komen. Een consultant rijdt **60 kilometer** naar een klant. De werkgever gebruikt opnieuw € 0,25 per kilometer. De berekening is 60 × € 0,25. De ritregistratie moet dan onderbouwen dat het om een zakelijke verplaatsing gaat, bijvoorbeeld door de vertrek- en aankomstlocatie en de zakelijke bestemming vast te leggen. Een werkgever wil **€ 0,28 per kilometer** betalen. Dan splits je het tarief in € 0,25 onbelast en € 0,03 als loonbestanddeel per kilometer. Bij een rit van 60 kilometer komt de totale vergoeding uit op 60 × € 0,28, terwijl je voor de fiscale verwerking 60 × € 0,25 als onbelaste voet en 60 × € 0,03 als bovenmatig deel behandelt. ![Een stappenplan in zes fasen voor het berekenen van de totale kilometervergoeding voor een rit.](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/1749d8a8-cbb5-4d26-852f-408e6800e7e5/maximum-mileage-allowance-fee-calculation.jpg) ### Zo voorkom je afrondingsfouten Rond pas af nadat je het aantal kilometers en het tarief met elkaar hebt vermenigvuldigd. Bewaar de kilometerstand waarop de berekening is gebaseerd, niet alleen het eindbedrag. Dat maakt het verschil zichtbaar tussen een correcte vergoeding en een bedrag dat door een handmatige afronding onbedoeld boven de grens uitkomt. Een spreadsheet kan deze berekening uitvoeren, maar alleen als medewerkers de ritten consequent invoeren. Automatische ritregistratie kan het aantal kilometers, de rittypekeuze en het toepasselijke tarief combineren. Daarmee krijgt HR een controleerbare berekening in plaats van een verzameling losse declaraties. Wat een Belastingdienst-proof rittenregistratie minimaal moet bevatten ---------------------------------------------------------------------- Een controleerbare rittenregistratie laat per rit zien **wanneer**, **met welke kilometerstand** en **tussen welke locaties** is gereden. Noteer daarom de datum, beginstand en eindstand van de kilometerteller. Deze gegevens vormen de basis om de afstand en de bijbehorende vergoeding te controleren. Leg ook het vertrek- en aankomstadres vast. Vermeld een afwijking van de gebruikelijke route wanneer die relevant is. Zo blijft zichtbaar of de rit past bij het opgegeven zakelijke doel en waar eventuele extra kilometers vandaan komen. Gebruik voor de verdere inrichting dit [overzicht van de onderdelen van een goede rittenregistratie](https://www.mkbservicedesk.nl/belastingen/autobelastingen/zo-ziet-een-goede-rittenregistratie-eruit). ### De minimale velden per rit Neem ten minste deze velden op: - **Datum:** de dag waarop de rit plaatsvond. - **Beginstand:** de kilometerstand vóór vertrek. - **Eindstand:** de kilometerstand bij aankomst. - **Vertrekadres:** de locatie waar de rit startte. - **Aankomstadres:** de bestemming. - **Routeafwijking:** wanneer niet de gebruikelijke route is gevolgd. - **Ritcategorie:** bijvoorbeeld zakelijk, woon-werk of privé. - **Bestuurder en voertuig:** bij gedeelde auto's of poolauto's. De kilometerstanden leveren de rekenkundige onderbouwing. Adressen, categorie en bestuurder geven de administratieve context. Ontbreekt een veld structureel, dan moet je achteraf vaak terugvallen op agenda's of herinneringen. Dat maakt correcties en controles kwetsbaarder. ### Automatisch vastleggen zonder GPS-hardware RitScan kan binnen dezelfde workflow helpen om ritten vast te leggen. Medewerkers kunnen een **QR-code-scanfunctie in de auto**, een **automatische Agendakoppeling** of een **automatische suggestie op basis van adresboeken** gebruiken. Ook terugkerende ritten kunnen worden voorgesteld, waarna de medewerker de registratie controleert en aanvult. De [functies voor rittenregistratie](https://ritscan.nl/features) ondersteunen registratie per datum, aanvulling door medewerkers en export voor controle. Kies de methode op basis van het werkproces. Handmatige invoer past bij uitzonderingen en ad-hocbezoeken, terwijl agenda- of QR-gebaseerde registratie vaste patronen sneller verwerkt. Laat medewerkers ontbrekende ritgegevens direct aanvullen, zodat de administratie niet pas bij een looncontrole wordt gereconstrueerd. Checklist voor werkgevers die hun kilometerbeleid willen inrichten ------------------------------------------------------------------ Een goed kilometerbeleid koppelt drie zaken aan elkaar: het tarief, de rittencategorie en de bewijsvoering. Stel het beleid niet op vanuit alleen de vraag hoeveel je wilt betalen. Bepaal ook welke ritten voor vergoeding in aanmerking komen, wie de rit controleert en hoe correcties worden verwerkt. Gebruik deze checklist als praktische inrichting: - **Stel het fiscale maximum in:** gebruik voor 2026 € 0,25 per kilometer als onbelaste grens. - **Controleer je arbeidsvoorwaarden:** kijk of een cao of bedrijfsregeling een lager tarief, afstandsdrempel of andere berekening voorschrijft. - **Leg ritten per datum vast:** registreer de datum samen met de begin- en eindstand van de kilometerteller. - **Controleer adressen:** bewaar vertrek- en aankomstadressen en noteer een afwijkende route wanneer dat relevant is. - **Scheid rittencategorieën:** meng zakelijke kilometers, woon-werkverkeer, carpool en privégebruik niet in één onverklaard totaal. - **Verwerk het meerdere als loon:** betaal je boven het fiscale maximum, splits dan het onbelaste deel en het loonbestanddeel. - **Kies een passende invoermethode:** gebruik handmatige invoer voor uitzonderingen en automatische registratie voor terugkerende ritten. - **Plan controle op tijd:** gebruik herinneringen zodat medewerkers hun ritten uiterlijk binnen 48 uur vastleggen. RitScan is **gratis te gebruiken voor één auto** en ondersteunt meerdere manieren van registreren. Je kunt een QR-code in de auto scannen, een automatische Agenda-koppeling gebruiken, adressuggesties uit adresboeken toepassen en terugkerende ritten automatisch laten inschieten. Dat maakt het mogelijk om een werkwijze te kiezen die past bij zowel poolauto's als medewerkers met wisselende klantbezoeken. De belangrijkste controle vindt plaats vóór de loonrun. Controleer of het tarief juist staat ingesteld, of iedere rit een volledige kilometeronderbouwing heeft en of het bovenmatige deel afzonderlijk wordt verwerkt. Zo voorkom je dat een fout in de ritregistratie later doorwerkt in de vergoeding en loonheffing. --- Wil je de maximale kilometervergoeding direct koppelen aan een controleerbare rittenregistratie? Bezoek [RitScan](https://ritscan.nl) en kies een registratieproces met QR-scan, Agenda-koppeling, adresboek-suggesties en automatisch ingeplande terugkerende ritten. Gerelateerde artikelen ---------------------- [ ![Km registratie app belastingdienst: kies de juiste voor je](https://ritscan.nl/storage/blog-images/km-registratie-app-belastingdienst-Fom05lcW.jpg) ](https://ritscan.nl/blog/km-registratie-app-belastingdienst)### [ Km registratie app belastingdienst: kies de juiste voor je ](https://ritscan.nl/blog/km-registratie-app-belastingdienst) 15 Aug 2026 · 11 min lezen [ ![Keyless entry bescherming: praktische maatregelen voor](https://ritscan.nl/storage/blog-images/keyless-entry-bescherming-4UDWxAOT.jpg) ](https://ritscan.nl/blog/keyless-entry-bescherming)### [ Keyless entry bescherming: praktische maatregelen voor ](https://ritscan.nl/blog/keyless-entry-bescherming) 14 Aug 2026 · 10 min lezen [ ![SCM klasse 1: wat het is, wat het kost en wat je moet weten](https://ritscan.nl/storage/blog-images/scm-klasse-1-5O3VJFvq.jpg) ](https://ritscan.nl/blog/scm-klasse-1)### [ SCM klasse 1: wat het is, wat het kost en wat je moet weten ](https://ritscan.nl/blog/scm-klasse-1) 13 Aug 2026 · 15 min lezen Klaar met handmatige ritadministratie? -------------------------------------- Zet vandaag je eerste auto op RitScan. [Start gratis](/register) ![RitScan](https://ritscan.nl/logo.svg)Automatische rittenregistratie voor bedrijven met pool- en bedrijfsauto's. ### Product - [Functies](/features) - [Hoe werkt het](/hoe-werkt-het) - [Prijzen](/pricing) ### Bedrijf - [Over ons](/about) - [Blog](/blog) - [Updates](/updates) - [Contact](/contact) - [Percelio.nl](https://percelio.nl) ### Ontdek - [Locaties](/locaties) - [Branches](/branches) - [Oplossingen](/oplossingen) ### Juridisch - [Privacy](/privacy) - [Voorwaarden](/terms) © 2026 RitScan. Alle rechten voorbehouden. KvK 78417856 · BTW NL861385846B01