Reiskosten vergoeding vanaf hoeveel km: de regels in 2026 - Ritscan [ RitScan ](/) [Features](/features) [Prijzen](/pricing) [Hoe werkt het?](/hoe-werkt-het) [Blog](/blog) [Over ons](/about) [Inloggen](/login) [ Start Gratis ](/register) [ Features ](/features) [ Prijzen ](/pricing) [ Hoe werkt het? ](/hoe-werkt-het) [ Blog ](/blog) [ Over ons ](/about) [ Inloggen ](/login) [ Start Gratis ](/register) [Home](https://ritscan.nl) / [Blog](https://ritscan.nl/blog) Reiskosten vergoeding vanaf hoeveel km: de regels in 2026 =========================================================== Door Floris Wijgergangs • 13 June 2026 • 11 min lezen • 1 weergaven ![Reiskosten vergoeding vanaf hoeveel km: de regels in 2026](https://ritscan.nl/storage/blog-images/reiskosten-vergoeding-vanaf-hoeveel-km-qIgGg7My.jpg) De meeste mensen zoeken naar één getal. Dat getal bestaat niet. Bij **reiskosten vergoeding vanaf hoeveel km** gaat het in de praktijk zelden mis op de afstand zelf, maar op de administratie eromheen. Zeker in hybride teams, waar iemand op maandag thuiswerkt, op dinsdag naar kantoor rijdt en op woensdag drie klantbezoeken doet, lopen handmatige overzichten snel achter op de werkelijkheid. Ik zie daar in de praktijk steeds hetzelfde patroon. Werkgevers spreken iets ogenschijnlijk simpels af, maar vergeten hoe dat uitpakt zodra agenda's wisselen, vaste kantoordagen vervallen en medewerkers verschillende vervoersvormen combineren. Dan ontstaat geen theoretisch probleem, maar een loonadministratieprobleem. De Meest Gestelde Vraag Zonder Eenvoudig Antwoord ------------------------------------------------- Het korte antwoord is helder. In Nederland bestaat **geen wettelijke minimumafstand** vanaf wanneer je automatisch recht hebt op reiskostenvergoeding. Volgens [de uitleg van CNV over reiskostenvergoeding](https://www.cnv.nl/themas/salaris/reiskostenvergoeding/) bepaalt de werkgever zelf vanaf welke afstand wordt vergoed. Sommige werkgevers vergoeden vanaf de eerste kilometer, andere pas vanaf een bepaalde grens. Tegelijk ligt de fiscale bovengrens voor een onbelaste vergoeding sinds 1 januari 2024 op **€ 0,23 per kilometer**. Daarmee verandert de vraag meteen. Niet: vanaf hoeveel km geldt het in Nederland? Wel: wat staat er in jouw **cao, arbeidsovereenkomst en interne regeling**? Drie pijlers bepalen meestal het echte antwoord: - **Fiscale grens**. De werkgever kan niet onbeperkt onbelast per kilometer vergoeden. - **Werkgeversbeleid**. De organisatie kiest zelf of er een drempel geldt. - **Cao-afspraken**. In sommige sectoren liggen afstandsgrenzen of voorwaarden contractueel vast. > De vraag is dus niet of er één landelijke drempel bestaat. Die bestaat niet. De vraag is welke regelset op jouw situatie van toepassing is. Daar gaat het vaak fout. Medewerkers gaan uit van een algemene “10 km-regel”, terwijl werkgevers denken dat een standaardtekst in het personeelshandboek voldoende is. Dat werkt alleen zolang iedereen elke week exact hetzelfde reist. In de praktijk klopt dat zelden nog. Wie hierover meer ontwikkelingen en praktijkvoorbeelden wil volgen, vindt op de [nieuwspagina van RitScan](https://ritscan.nl/blog/category/nieuws) regelmatig artikelen over rittenregistratie, mobiliteitsbeleid en fiscale verwerking. De Fiscale Basisregels voor Iedereen ------------------------------------ De Belastingdienst kijkt niet eerst naar wat handig voelt, maar naar hoe een vergoeding administratief moet worden behandeld. Dat kader moet kloppen, anders loopt HR later vast in correcties. ![Een infographic over de fiscale basisregels van de Belastingdienst met betrekking tot reiskostenvergoedingen en zakelijke ritten.](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/f2b63224-6062-4179-adfa-952bfab6dbac/travel-allowance-from-how-many-km-tax-guidelines.jpg) ### Wat fiscaal vaststaat De belangrijkste regel is simpel. > **Praktische regel:** de maximale onbelaste vergoeding bedraagt **€ 0,23 per kilometer**. Vergoedt een werkgever meer, dan geldt het meerdere als loon. Dat punt is technisch belangrijker dan veel organisaties denken. Het gaat niet alleen om de vraag óf een rit vergoed mag worden, maar ook hoe die vergoeding in de salarisverwerking terechtkomt. Een systeem moet dus kunnen onderscheiden tussen wat onbelast mag en wat niet. ### Welke ritsoorten je uit elkaar moet houden In de administratie moeten minstens drie soorten verplaatsingen uit elkaar blijven. Niet omdat dat mooier rapporteert, maar omdat anders discussies ontstaan over de juiste vergoeding. RitsoortWat het meestal isWaar het in de praktijk op aankomt**Woon-werkverkeer**De rit tussen huis en vaste werkplekVaak onderwerp van bedrijfsbeleid of cao**Zakelijke ritten**Rit naar klant, projectlocatie of andere werkbestemmingVereist meestal losse registratie per rit**Privérit**Niet werkgerelateerdHoort niet thuis in declaraties voor reiskostenvergoedingEen medewerker die ’s ochtends naar kantoor rijdt, maakt een woon-werkrit. Rijdt diezelfde medewerker later door naar een klant, dan ontstaat er daarnaast een zakelijke rit. Dat verschil moet zichtbaar blijven in de administratie. Anders betaalt de werkgever te veel, of verwerkt de salarisadministratie het verkeerd. ### Openbaar vervoer vraagt ook een keuze Voor openbaar vervoer geldt geen automatische standaardaanpak. De werkgever kan kiezen voor vergoeding van de werkelijke kosten of voor een kilometervergoeding binnen de fiscale grens. Dat lijkt overzichtelijk, maar zonder duidelijk beleid ontstaan er snel uitzonderingen per medewerker. Voor organisaties die die fiscale en administratieve kant verder willen uitdiepen, staat op de [categorie belasting en administratie](https://ritscan.nl/blog/category/belasting-en-administratie) meer achtergrond over vergoedingen, verwerking en controles. Bedrijfsbeleid en CAO Bepalen de Praktijk ----------------------------------------- Zodra de fiscale basis helder is, begint de echte variatie. Twee werknemers kunnen ongeveer dezelfde afstand reizen en toch onder totaal andere regels vallen. Niet door de Belastingdienst, maar door hun sector en werkgever. ### Waarom één bedrijfsregel vaak tekortschiet Veel werkgevers kiezen een eenvoudige lijn. Bijvoorbeeld vergoeden vanaf de eerste kilometers, of pas vanaf een interne afstandsgrens. Dat kan prima werken in een klein team met vaste reispatronen. Het werkt veel minder goed zodra er uitzonderingen bijkomen, zoals: - **Hybride werkafspraken** waarbij vaste kantoordagen veranderen - **Meerdere standplaatsen** binnen één functie - **Poolauto's en eigen vervoer** door elkaar - **Klantbezoeken op kantoor- en thuiswerkdagen** In zulke situaties blijkt snel dat een losse Excel-sheet geen beleid is, maar hooguit een noodoplossing. ### CAO-verschillen zijn groot Dat de praktijk sectorafhankelijk is, blijkt duidelijk uit cao-regelingen. Volgens [de regeling van RAS over reiskosten en reistijd](https://www.ras.nl/cao/reiskosten-en-reistijd/je-krijgt-reiskosten-vergoed/) krijg je in de RAS-cao in 2024 pas vergoeding vanaf **60 kilometer per dag**, terwijl die drempel vanaf **1 januari 2025** daalt naar **20 kilometer per dag**. Voor rijkspersoneel geldt weer een andere systematiek, met **128 reisdagen per jaar** als voorwaarde om voor een vaste vergoeding in aanmerking te komen. Dat verschil is niet cosmetisch. Het betekent dat HR niet alleen een tarief moet vastleggen, maar ook moet bepalen: - vanaf welk punt een vergoeding start - of het om een dagdrempel of jaarpatroon gaat - wanneer een vaste vergoeding nog klopt bij veranderend werkgedrag > Een reiskostenregeling is pas bruikbaar als de regeling ook uitvoerbaar is in de dagelijkse administratie. Ik raad werkgevers daarom altijd aan om hun regeling te testen op lastige gevallen, niet op standaardgevallen. De standaardmedewerker levert zelden problemen op. De medewerker met thuiswerkdagen, incidentele klantbezoeken en wisselend vervoer wel. Rekenvoorbeelden voor Woon-Werk en Zakelijke Ritten --------------------------------------------------- De regels worden pas echt duidelijk als je ze doorrekent op herkenbare situaties. ![Een zakelijke vrouw bekijkt haar reiskosten en uitgaven op een digitale tablet aan haar bureau op kantoor.](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/00a38fa2-f8bb-426c-adb8-a0b2e9ad6b22/travel-expense-reimbursement-from-how-many-km-travel-expenses.jpg) ### Voorbeeld met vast reispatroon Stel: Bas werkt met een vrij stabiel patroon en reist met eigen vervoer naar kantoor. Voor vaste reiskostenvergoedingen gebruiken HR-afdelingen en regelingen vaak vaste parameters. Volgens [de informatie van P-Direkt over vergoeding voor eigen vervoer](https://www.p-direkt.nl/informatie-rijkspersoneel-2020/financien/vergoedingen-en-toelagen/woon-werkverkeer/vergoeding-eigen-vervoer) wordt vaak gerekend met **214 werkdagen per jaar**, met als veelgebruikte formule: > **€ 0,23 × (afstand enkele reis × 2) × 214 / 12** Rekenvoorbeeld: - **Enkele reisafstand**: 18 km - **Retour per werkdag**: 36 km - **Jaarbasis**: 36 × 214 - **Maandvergoeding**: € 0,23 × 36 × 214 / 12 De uitkomst is de vaste maandelijkse woon-werkvergoeding volgens die formule. Werkgevers gebruiken dit vaak omdat het voorspelbaar is voor salarisverwerking. Het nadeel is ook duidelijk: zodra het werkpatroon niet meer vast is, gaat deze eenvoud schuren. ### Voorbeeld met hybride week en klantbezoek Anna werkt anders. Ze zit deels thuis, deels op kantoor en bezoekt klanten. Dan is een vaste maandvergoeding vaak te grof. Een werkdag kan er zo uitzien: 1. **Ochtend thuiswerken** 2. **Middagrit naar klant** 3. **Later door naar kantoor of terug naar huis** In zo'n dagmix wil je niet alles onder woon-werkverkeer schuiven. De rit naar een klant is namelijk een zakelijke verplaatsing. Als je die op één hoop gooit met standaard woon-werkkilometers, vervaagt het onderscheid waar de administratie juist op moet sturen. Voor wie deze situaties liever visueel uitgelegd ziet, helpt deze video: ### Waar handmatige berekeningen mislopen De rekensom zelf is meestal niet het probleem. De fouten ontstaan eerder in de input. Denk aan een medewerker die een rit vergeet, een thuiswerkdag toch als kantoordag noteert, of een manager die een vaste vergoeding laat doorlopen terwijl het reispatroon veranderd is. Daarom werkt een handmatige aanpak vooral zolang er weinig uitzonderingen zijn. Zodra medewerkers wisselend reizen, moet de registratie per rit, per dag en per reisdoel kloppen. Anders ziet een berekening er netjes uit, maar rust ze op onjuiste gegevens. Een Waterdicht Reiskostenbeleid Opstellen en Beheren ---------------------------------------------------- Een goed beleid begint niet met software, maar met keuzes. Pas daarna wordt software nuttig. Veel werkgevers slaan die volgorde over en krijgen dan precies de problemen die ze wilden vermijden. ### Wat in een regeling moet staan Een werkbare reiskostenregeling benoemt minstens deze punten: - **Startpunt van vergoeding**. Vergoed je vanaf de eerste kilometer of pas vanaf een interne drempel? - **Soort vervoer**. Geldt dezelfde aanpak voor eigen auto, carpool en openbaar vervoer? - **Vaste of variabele vergoeding**. Kies je voor een maandbedrag bij een vast patroon, of voor declaratie per rit? - **Hybride werkdagen**. Hoe verwerk je thuiswerkdagen, kantoorritten en klantbezoeken op dezelfde week? - **Bewijslast en registratie**. Wie registreert, wie controleert en wanneer moet een rit zijn vastgelegd? Dat laatste onderdeel wordt vaak onderschat. Een beleid zonder heldere registratie-eis is juridisch en administratief zwak. Medewerkers weten dan niet wat er van hen verwacht wordt, en HR kan achteraf niet goed reconstrueren wat terecht is uitgekeerd. ### Hybride werken maakt oude routines onbruikbaar Volgens [de uitleg van Personio over reiskostenvergoeding](https://www.personio.nl/hr-woordenboek/reiskostenvergoeding/) neemt de complexiteit toe door hybride werken, waarbij ook de combinatie met thuiswerkvergoeding moet worden verwerkt. Daar wordt bovendien genoemd dat werknemers reiskosten tot **5 jaar** terug kunnen claimen. Dat vergroot het risico voor werkgevers met een gebrekkige administratie. Dat zie je in de praktijk meteen terug. Oude routines gingen uit van een vaste standplaats, vaste werkdagen en een min of meer voorspelbare maandvergoeding. Hybride werk breekt dat open. Een medewerker is niet alleen “kantoormedewerker” of “buitendienst”. Diezelfde persoon kan in één week beide zijn. > Als je beleid nog uitgaat van één woon-werkpatroon per medewerker, terwijl je team hybride werkt, dan klopt je regeling op papier misschien nog wel, maar operationeel niet meer. ### Wat wel werkt in de uitvoering Werkgevers hebben een systeem nodig dat registratie makkelijk maakt voor medewerkers en controleerbaar voor HR. Eén praktische optie is [RitScan met functies voor rittenregistratie](https://ritscan.nl/blog/category/functionaliteiten), dat gratis te gebruiken is en ritten op meerdere manieren laat vastleggen: via een QR-code scan in de auto, via automatische agenda-koppeling met Google, Microsoft of Apple, via suggesties op basis van adresboeken en via terugkerende ritten die automatisch worden ingeschoten. ![Screenshot from https://ritscan.nl](https://cdnimg.co/3f99d3ab-474b-4784-820f-c83d04d6561a/screenshots/d0ac017c-e73e-43bf-af59-f7bae97ecdd0/travel-expense-reimbursement-from-how-many-km-trip-registration.jpg) Die aanpak werkt beter dan losse declaraties per e-mail of een spreadsheet aan het einde van de maand. Niet omdat medewerkers onwillig zijn, maar omdat herinneringen vervagen. Als registratie dicht op de rit plaatsvindt, blijft de administratie veel beter verdedigbaar. Wat meestal niet werkt: - **Excel achteraf invullen** aan het eind van de maand - **Managers laten corrigeren op gevoel** - **Thuiswerk en reisdagen in aparte systemen** bijhouden zonder koppeling - **Vaste vergoedingen laten doorlopen** zonder periodieke controle op werkelijk reisgedrag Wat meestal wel werkt: - **Eén duidelijke regeling** voor alle uitzonderingen - **Registratie binnen korte termijn** na de rit - **Automatische suggesties** voor terugkerende patronen - **Eenduidige exports** voor salarisadministratie en controle Veelgestelde Vragen over Reiskostenvergoeding --------------------------------------------- ### Krijg ik altijd reiskostenvergoeding als ik meer dan een bepaald aantal kilometers reis Nee. Er bestaat geen landelijke kilometergrens waarbij automatisch recht op vergoeding ontstaat. Het recht volgt uit de cao, je arbeidsovereenkomst en het beleid van de werkgever. Daar gaat het in hybride organisaties vaak mis. Een medewerker reist de ene week drie dagen naar kantoor, werkt twee dagen thuis en plant tussendoor een klantbezoek. Dan zegt alleen het aantal kilometers weinig. De vraag is vooral welke rit onder welke regeling valt. ### Mag mijn werkgever een grens hanteren voordat er iets vergoed wordt Ja, dat mag vaak, als die drempel past binnen de cao en consequent wordt toegepast. Sommige werkgevers vergoeden bijvoorbeeld pas vanaf een minimale reisafstand of kiezen voor een vaste woon-werkregeling met uitzonderingen voor zakelijke ritten. Dat vraagt om strakke administratie. Een drempel is simpel op papier, maar in de praktijk ontstaan fouten zodra medewerkers afwisselen tussen thuiswerk, kantoor en externe afspraken. ### Hoe werkt het als ik carpool Carpoolen vraagt om duidelijke afspraken vooraf. Zonder beleid ontstaat snel discussie over wie declareert, of passagiers ook recht hebben op vergoeding, en of de bestuurder de volledige rit mag opvoeren. Ik zie hier regelmatig correcties achteraf. Niet door fraude, maar doordat collega's verschillende aannames maken over dezelfde rit. Leg daarom vast wie mag declareren, op basis waarvan, en hoe dat wordt geregistreerd. ### Mag openbaar vervoer ook volledig vergoed worden Ja, dat kan. Een werkgever kan kiezen voor vergoeding van de werkelijke OV-kosten of voor een kilometervergoeding binnen de fiscale ruimte. De praktische uitwerking moet wel helder in het bedrijfsbeleid staan, anders ontstaan verschillen tussen declaraties, salarisverwerking en controle. ### Kan ik op één dag thuiswerken en toch ook reiskosten hebben Ja. Dat komt juist vaak voor. Een medewerker werkt ’s ochtends thuis, gaat daarna naar kantoor en rijdt later door naar een klant. Dit soort combinatiedagen maakt handmatige registratie kwetsbaar. Als thuiswerkvergoeding, woon-werkverkeer en zakelijke kilometers los van elkaar worden bijgehouden, ontstaan dubbele vergoedingen of ontbrekende ritten. ### Wat is voor werkgevers de grootste fout Gebrekkige vastlegging. Het tarief is zelden het echte probleem. De fouten ontstaan doordat ritten laat worden ingevoerd, uitzonderingen mondeling worden afgesproken of gegevens verspreid staan over mailboxen, Excel-bestanden en declaratie-apps. Bij hybride werk stapelen die afwijkingen zich snel op. Dan is controle achteraf duur en discussie met medewerkers bijna onvermijdelijk. ### Wat moet een medewerker minimaal bewaren Leg per rit vast: de datum, het vertrek- en aankomstadres, het reisdoel en het type rit. Maak ook duidelijk of het gaat om woon-werkverkeer, een zakelijke rit of een dag met een combinatie van thuiswerken en reizen. Hoe minder interpretatie achteraf nodig is, hoe beter de administratie standhoudt bij interne controle of fiscale vragen. Wie dit strak wil organiseren zonder losse spreadsheets en correcties aan het einde van de maand, kan [RitScan](https://ritscan.nl) gebruiken om ritten vast te leggen via QR-scan in de auto, agenda-koppeling, adressuggesties en automatische terugkerende ritten. Dat helpt om woon-werkritten, zakelijke ritten en hybride werkdagen consistent te registreren, ook als meerdere medewerkers dezelfde auto gebruiken. Gerelateerde artikelen ---------------------- [ ![Smart tacho 2: wat MKB-bedrijven moeten weten voor 2026](https://ritscan.nl/storage/blog-images/smart-tacho-2-NGUZQGxS.jpg) ](https://ritscan.nl/blog/smart-tacho-2)### [ Smart tacho 2: wat MKB-bedrijven moeten weten voor 2026 ](https://ritscan.nl/blog/smart-tacho-2) 12 Jun 2026 • 14 min lezen [ ![Rittenregistratie zakelijke auto: Regels, methoden & tips](https://ritscan.nl/storage/blog-images/rittenregistratie-zakelijke-auto-ZmkSGEJY.jpg) ](https://ritscan.nl/blog/rittenregistratie-zakelijke-auto)### [ Rittenregistratie zakelijke auto: Regels, methoden & tips ](https://ritscan.nl/blog/rittenregistratie-zakelijke-auto) 11 Jun 2026 • 16 min lezen [ ![Einddatum analoge tachograaf: voorkom boetes nu!](https://ritscan.nl/storage/blog-images/einddatum-analoge-tachograaf-e8mHtSAH.jpg) ](https://ritscan.nl/blog/einddatum-analoge-tachograaf)### [ Einddatum analoge tachograaf: voorkom boetes nu! ](https://ritscan.nl/blog/einddatum-analoge-tachograaf) 10 Jun 2026 • 13 min lezen ### RitScan Automatische rittenregistratie voor bedrijfsautos. Vergeet handmatig bijhouden, start met automatisch registreren. KvK: 78417856 | BTW: NL861385846B01 © 2026 RitScan. Alle rechten voorbehouden. #### Product - [Features](/features) - [Prijzen](/pricing) - [Hoe werkt het?](/hoe-werkt-het) #### Bedrijf - [Over ons](/about) - [Contact](/contact) - [Privacy](/privacy) - [Voorwaarden](/terms) - [Links](/links) #### Ontdek - [Locaties](/locaties) - [Branches](/branches) - [Oplossingen](/oplossingen) - [Blog](/blog) Made with ❤️ in Nederland [ info@ritscan.nl ](mailto:info@ritscan.nl)