Poolauto registratie: wie reed wanneer? | RitScan [ RitScan ](/) [Features](/features) [Prijzen](/pricing) [Hoe werkt het?](/hoe-werkt-het) [Blog](/blog) [Over ons](/about) [Inloggen](/login) [ Start Gratis ](/register) [ Features ](/features) [ Prijzen ](/pricing) [ Hoe werkt het? ](/hoe-werkt-het) [ Blog ](/blog) [ Over ons ](/about) [ Inloggen ](/login) [ Start Gratis ](/register) Wie reed wanneer in welke poolauto? ===================================== Bij gedeelde auto's is dat de vraag die niemand kan beantwoorden. RitScan registreert elke rit automatisch via je agenda, zodat je het wél weet. Eén overzicht voor al je auto's en al je chauffeurs. [ Start gratis met 1 auto ](/register) [ Bekijk hoe het werkt ](/hoe-werkt-het) ✓ Geen creditcard nodig • ✓ Gratis voor 1 auto • ✓ Direct aan de slag 500+ bedrijven Belastingdienst-proof Nederlands bedrijf 4.8/5 klantwaardering Het probleem van gedeelde auto's -------------------------------- Neem een installatiebedrijf met 6 servicebussen en 12 monteurs. De auto's wisselen per dag van bestuurder. Aan het eind van het kwartaal vraagt de boekhouder om een sluitende rittenadministratie, en dan begint het zoekwerk: wie reed die dinsdag in bus 3, en waarheen? Bij één auto met één bestuurder is rittenregistratie al vervelend. Bij meerdere auto's en wisselende chauffeurs wordt het een puzzel die achteraf bijna niet meer klopt te krijgen. De Belastingdienst wil per rit datum, begin- en eindstand, begin- en eindadres en het doel zien. Dat reconstrueer je niet uit je hoofd, drie weken later. Daarom pakken wij het bij de bron aan: op het moment dat een auto gereserveerd wordt. Hieronder zie je [hoe de agenda-koppeling precies werkt](/hoe-werkt-het). Het verschil met gewone ritten-appsReserveer de auto in de agenda, de rit registreert zichzelf ----------------------------------------------------------- De meeste bedrijven plannen hun poolauto's al via een gedeelde agenda. RitScan haakt daarop in. Zodra iemand een auto reserveert in Google Calendar, Microsoft Outlook of een ICS-feed, maken wij automatisch een rit aan en weten we wie er reed. Niemand hoeft een app te openen of vooraf iets in te vullen. Koppelt aan je bestaande agenda Google Workspace, Microsoft 365 of een ICS-feed van Apple Calendar. Geen nieuwe planningstool, geen dubbel werk. Reminder naar de juiste persoon Na de reservering krijgt de bestuurder vanzelf een mailtje om de kilometerstand in te vullen. De cadens loopt van T+0 tot T+72u, waarbij de laatste herinnering naar de leidinggevende escaleert. Privacy blijft overeind We lezen alleen de auto-reserveringen, niet de rest van je agenda. Privé-afspraken raken we niet aan. ![RitScan agenda-koppeling voor poolauto's](/images/screenshots/Settings-Calendar.jpeg) In de praktijk gebruikt **70% van onze klanten** agenda-koppeling én QR-codes door elkaar. Daarover hieronder meer. ![QR-code scannen in een poolauto](/images/screenshots/QR-Submit-Trip.jpeg) En de spontane rit? Scannen maar. --------------------------------- Niet elke rit staat in de agenda. Een monteur springt 's ochtends in een vrije bus voor een spoedklus. Daarvoor plak je een QR-sticker in elke auto. Scannen met de telefoon, naam kiezen, kilometerstand invullen, klaar in 30 seconden. Geen app, geen account, gewoon de browser. - ✓ Elke auto z'n eigen sticker, dus de rit hangt altijd aan de juiste poolauto - ✓ Werkt voor iedereen die instapt, ook invallers en uitzendkrachten - ✓ Agenda voor het geplande werk, QR voor de rest. Samen dek je alles af [Bekijk alle registratiemethoden en functies](/features) Alle auto's, alle chauffeurs, één dashboard ------------------------------------------- Hier zit de winst voor de beheerder. Je ziet per auto en per persoon welke ritten openstaan, ingevuld zijn of geverifieerd. Geen losse Excel-bestanden meer die rondzwerven, geen appjes om te vragen wie waar was. Per auto filteren Zie de complete ritgeschiedenis van bus 3, of van het hele wagenpark in één blik. Per chauffeur filteren Wie reed wat? In twee klikken duidelijk, ook bij wisselende bestuurders. Onbeperkt gebruikers Je betaalt per auto, niet per persoon. Voeg zoveel chauffeurs toe als je wilt. Openstaande ritten zichtbaar Zie meteen welke ritten nog ingevuld moeten worden, vóór de fiscale deadline. ![RitScan dashboard met meerdere poolauto's en chauffeurs](/images/screenshots/Dashboard.jpeg) Fiscaal sluitend, zonder dat jij erover hoeft na te denken ---------------------------------------------------------- Voor een poolauto die zakelijk wordt ingezet, wil de Belastingdienst een sluitende rittenregistratie. Per rit leg je vast: datum, beginstand, eindstand, begin- en eindadres, of de rit zakelijk of privé was, en het doel (bron: [belastingdienst.nl](https://www.belastingdienst.nl)). RitScan vraagt precies die velden uit en bewaart ze per auto. Registreren binnen 48 uur na de rit houdt je administratie sluitend, en daar zijn de reminders op afgesteld. Aan het eind exporteer je alles met één klik naar Excel of CSV in het formaat dat je accountant nodig heeft. Klaar voor controle De fiscale administratie bewaar je 7 jaar. Omdat elke rit met tijdstip en bestuurder is vastgelegd, staat de boel klaar als er ooit een controle komt. Geen reconstructie achteraf. Test het met je eerste poolauto, gratis --------------------------------------- Begin gratis met 1 auto, zonder creditcard. Groei je mee, dan zit je vanaf €29 per maand op tot 10 auto's, met onbeperkt aantal chauffeurs. [Start gratis in 5 minuten](/register) [Bekijk de prijzen](/pricing) Veelgestelde vragen over poolauto registratie --------------------------------------------- ### Hoe weet RitScan wie er in welke poolauto reed? De bestuurder volgt uit de agenda-reservering of uit de QR-scan. Bij een agenda-event is de reserveerder de bestuurder, en bij een QR-scan kiest de chauffeur z'n eigen naam. Zo hangt elke rit aan de juiste persoon én de juiste auto, ook als de auto's per dag wisselen. ### Werkt dit voor meer dan één auto? Ja, daar is het juist voor gemaakt. Je beheert al je poolauto's vanuit één dashboard en filtert per auto of per chauffeur. Je betaalt per auto en niet per gebruiker, dus het aantal chauffeurs maakt voor de prijs niets uit. ### Moeten alle chauffeurs een app installeren? Nee. De QR-flow draait in de browser, dus scannen en invullen kan zonder app of account. Dat is handig voor invallers en uitzendkrachten die maar af en toe in een poolauto rijden. Voor de agenda-methode is helemaal geen actie vooraf nodig. ### Welke agenda's worden ondersteund? Google Calendar (Workspace en persoonlijke accounts), Microsoft Calendar via Outlook 365, en ICS-feeds van bijvoorbeeld Apple Calendar. Gebruik je geen gedeelde agenda? Dan werk je puur met QR-codes per auto. ### Voldoet de registratie aan de eisen van de Belastingdienst? RitScan legt per rit datum, begin- en eindstand, begin- en eindadres, het type (zakelijk of privé) en het doel vast. Die velden vormen samen een sluitende rittenregistratie. Exporteren naar Excel of CSV doe je met één klik, klaar voor je accountant of een controle. ### Wat kost het om mee te beginnen? Niets. Je registreert 1 auto gratis, zonder creditcard. Heb je meer auto's, dan start het Professional-plan vanaf €29 per maand voor tot 10 auto's. Wil je eerst rondkijken? Vergelijk de plannen op de [prijzenpagina](/pricing). Meer use-cases bekijken, of jouw branche zoeken? Bekijk [alle oplossingen](/oplossingen) of vind je [eigen branche](/branches). Vanaf nu weet je wie wanneer reed --------------------------------- Koppel je agenda, plak de stickers, en je poolauto-administratie loopt vanzelf. [Start gratis met 1 auto](/register) ### RitScan Automatische rittenregistratie voor bedrijfsautos. Vergeet handmatig bijhouden, start met automatisch registreren. KvK: 78417856 | BTW: NL861385846B01 © 2026 RitScan. Alle rechten voorbehouden. #### Product - [Features](/features) - [Prijzen](/pricing) - [Hoe werkt het?](/hoe-werkt-het) #### Bedrijf - [Over ons](/about) - [Contact](/contact) - [Privacy](/privacy) - [Voorwaarden](/terms) - [Links](/links) #### Ontdek - [Locaties](/locaties) - [Branches](/branches) - [Oplossingen](/oplossingen) - [Blog](/blog) Made with ❤️ in Nederland [ info@ritscan.nl ](mailto:info@ritscan.nl)