Waar wagenparkbeheer in de praktijk vastloopt
De meeste bedrijven beheren hun voertuigen prima, totdat de rittenadministratie erbij komt. Daar gaat het mis, om drie redenen:
- Bestuurders wisselen per dag, dus niemand weet achteraf precies wie welke rit maakte
- Kilometerstanden worden te laat genoteerd, waardoor ze niet meer kloppen met de vorige rit
- De administratie zit verspreid over losse Excel-bestanden, appjes en papieren briefjes
Het resultaat merk je aan het einde van het kwartaal, als de boekhouder om een sluitende administratie vraagt en het zoekwerk begint. RitScan haalt dat zoekwerk weg door de registratie aan de bron te koppelen.
Eén dashboard voor al je voertuigen en chauffeurs
Je beheert het complete wagenpark vanuit één overzicht. Per auto zie je de volledige ritgeschiedenis, per chauffeur zie je wie wat reed. Openstaande ritten die nog ingevuld moeten worden, springen er meteen uit, zodat je ze vóór de fiscale deadline afhandelt.
Je betaalt per auto, niet per gebruiker. Het aantal chauffeurs dat je toevoegt maakt voor de prijs dus niets uit, of dat er nu vijf of vijftig zijn.
Twee manieren om ritten vast te leggen
Je kiest per situatie de methode die past, en je mag ze door elkaar gebruiken.
Automatisch via je agenda
Plan je auto's al via een gedeelde agenda? RitScan koppelt aan Google Calendar, Microsoft Outlook of een ICS-feed. Zodra iemand een auto reserveert, maken we automatisch een rit aan en sturen we de bestuurder een herinnering om de kilometerstand in te vullen. Die herinnering loopt van direct na de rit tot 72 uur erna, waarbij de laatste melding naar de leidinggevende gaat.
Snel via een QR-code
Niet elke rit staat in de agenda. Voor spontane ritten plak je een QR-sticker in elke auto. De bestuurder scant met de telefoon, kiest zijn naam en vult de kilometerstand in. Dat werkt via de browser, zonder app of installatie, en is in ongeveer 30 seconden klaar.
Fiscaal sluitend, klaar voor controle
Voor zakelijk ingezette voertuigen wil de Belastingdienst een sluitende rittenregistratie. Per rit leg je datum, begin- en eindstand, begin- en eindadres, het type (zakelijk of privé) en het doel vast. RitScan vraagt precies die velden uit en bewaart ze per auto.
Registreren binnen 48 uur na de rit houdt de administratie kloppend, en daar zijn de herinneringen op afgesteld. Aan het eind exporteer je alles met één klik naar Excel of CSV, in het formaat dat je accountant nodig heeft. Je fiscale administratie bewaar je zeven jaar, en omdat elke rit met tijdstip en bestuurder is vastgelegd, staat die klaar als er ooit een controle komt.
Kilometers en kosten in beeld
Een sluitende rittenregistratie levert meer op dan alleen fiscale rust. Omdat elke rit per auto en per chauffeur wordt vastgelegd, krijg je vanzelf inzicht in hoe je voertuigen worden ingezet. Welke auto's rijden veel, welke staan vaak stil, en hoe verhouden zakelijke en privékilometers zich?
Die cijfers helpen bij beslissingen die anders op gevoel worden genomen. Denk aan het afstoten van een onderbenutte auto, het eerlijker verdelen van het gebruik over het team, of het onderbouwen van een kilometervergoeding. Je exporteert de onderliggende data wanneer je wilt, zodat je administratie en je bedrijfsvoering uit dezelfde bron putten.
Voor welk wagenpark werkt dit?
RitScan is gebouwd voor bedrijven met meerdere voertuigen en wisselende bestuurders. Denk aan een installatiebedrijf met servicebussen, een zorgorganisatie met dienstauto's, of een MKB-kantoor met een paar gedeelde auto's. Werk je vooral met gedeelde auto's waarbij verantwoording het knelpunt is, bekijk dan ook onze oplossingen voor andere situaties en alle functies op een rij. Twijfel je welke registratiemethode bij jouw team past? Op de pagina hoe het werkt zie je beide methoden naast elkaar, met een concreet voorbeeld per situatie. Zo kies je een opzet die aansluit op hoe jouw chauffeurs nu al werken.